Accueil
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Secrétariat | Accueil | Assistanat | Administratifs
FINALITES PROFESSIONNELLES :
Transmettre la première image et le premier message de l'entreprise, avec professionnalisme (rapidité, exactitude et efficacité) et empathie.
ACTIVITES SPECIFIQUES :
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FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BEP, Bac Pro, BTS Secrétariat
ou école spécialisée
Maîtrise de langue(s) étrangère(s) européennes, voir d'autre(s)
APTITUDES REQUISES :
Sens du service et don de soi
Ecoute active
Expression orale aisée
Aisance relationnelle (sens de l'accueil) et diplomatie
Sens du temps
Autonomie
Adaptabilité
Prise d'initiative
Présentation très soignée
Cinq activités majeurs caractérisent ces métiers de l'accueil et détaillées ci-dessous :
1 - L'Accueil Téléphonique |
| | - Prise d'appels
- Mise en communication et "aiguillage" des appels
- Prise de messages et de rendez-vous
- Renseigne téléphoniquement
- Coordination pour les permanences téléphoniques
- ...
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| | - Accueil physique des visiteurs
- Gestion des attentes physiques (collation, message, etc.)
- Orientation de tout visiteur dans les locaux
- Introduction des visiteurs (éventuellement)
- Renseigne verbalement et rend service aux visiteurs
- Filtrage de l'accueil physique
- Participation à des évènements extérieurs (salons, congrès, etc.)
- ...
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3 - L'Assistance Fonctionnelle |
| | - Responsable de l'entretien et de la décoration de l'accueil (plantes, etc.)
- Responsable des plaquettes de présentation à disposition
- Recherche documentaire (hôtellerie, transport, voyages, etc.)
- Gestion des absences et des congés payés (éventuellement)
- Gestion de planning et d'agenda spécifiques (prestataires externes, etc.)
- Gestion des abonnements presse et de sa circulation
- Réservation et gestion des salles de réunion (gestion des matériels : video, etc.)
- Préparation et gestion de la restauration collective (achat de tickets, ...)
- Gestion des distributeurs automatiques de boissons avec les prestataires
- Préparation de collations et d'encas avec des fournisseurs externes pour certaines réunions
- Fermeture des portes (éventuellement)
- Coordination avec le gardien ou le prestataire de gardiennage
- ...
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4 - La Logistique Administrative |
| | - Réception et ventilation des fax en central
- Réception et ventilation des E-mails en central
- Réception du courrier postal (et ventilation éventuelle)
- Réception des coursiers et dispatching des plis et des colis
- Enregistrement et contrôle des émissions/réceptions (courrier, fax, etc.)
- Mise sous pli
- Compostage
- Dépose du courrier à La Poste
- Envoi des plis urgents (Chronopost, etc.)
- Réception de petites marchandises
- Logistique de transport physique (taxi, véhicule de société, etc.)
- Travaux d'édition/émission en central (photocopie, telex, etc.)
- ...
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5 - Le Secrétariat Administratif (supplétif) |
| | - Saisie et frappe de courrier simple
- Dactylographie
- Petit secrétariat
- Travaux administratifs ponctuels
- …
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Le poids de chacune de ces cinq activités, ou la prédominance d'une des tâches spécifiquement, dépend de la taille de l'entreprise, du niveau de service recherché et du secteur d'activités. Dans certains cas, les entreprises recherchent plutôt une spécialisation de certaines tâches ou activités en ayant recours à l'achat extérieur (soustraitance, externalisation, etc.) plutôt qu'à l'intégration dans un profil polyvalent. PHENIX n'assume aucune mission d'externalisation de ces métiers parce qu'ils imposent une mise à disposition au coup par coup ou requièrent une présence continuelle. En effet une hôtesse d'accueil non présente à l'ouverture de bureaux quelqu'en soit le motif, demande au prestataire la mise à disposition immédiate de quelqu'un d'autre.
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Mentions Légales
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