| Les métiers de l'assistanat sont dévolus à deux types de collaborateurs : | - soit à des collaborateurs ayant eu un cursus dans le secrétariat et, au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise, les tâches octroyées ont requis une spécialisation sur certaines d'entre elles, au détriment des tâches dites "classiques" de secrétariat.
- soit à des collaborateurs disposant d'expériences (pratiques, connaissances, qualités, dispositions, etc.) dans un secteur d'activités ou une fonction de l'entreprise spécifiquement.
- soit à des collaborateurs sortis de formation orientée.
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Et pour exemple :
Une collaboratrice ou un collaborateur, ayant eu une formation initiale en secrétariat et qui passe plusieurs années au sein du secrétariat dans une direction des ressources humaines, évolue, dans le même temps que l'entreprise grandit et se restructure. Ainsi, de secrétaire administrative, la collaboratrice pourra postuler en assistanat RH ou plus précisément en fonction de la taille, en assistanat formation ou autres.
Ainsi, la secrétaire à l'origine et au fur et à mesure se voit confier de nouvelles tâches, par exemple : - La gestion des services généraux, des commandes et fournitures, etc.
- Le suivi de certains dossiers
- La communication interne (journal d'entreprise, ...)
- L'ensemble du dossier paie
- La formation
- Le secrétariat juridique (assemblée, actionnaires, ...)
- Le secrétariat du recrutement
- La relation téléphonique avec les clients
- ...
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La secrétaire devient donc une assistante. La répartition de ses tâches à l'origine, 80% de secrétariat "classique" et 20% de gestion de dossier(s), passe à 80% de gestion de dossier(s) spécifique(s) et 20% de secrétariat "classique".
Cette évolution étant lente, ce qui provoque aujourd'hui cette confusion des vocables utilisés entre secrétaire et assistante.
Nous le répétons, une collaboratrice à le choix d'évoluer dans le secrétariat ou de poursuivre un cursus dans l'assistanat (toujours) spécialisé.
La voix logique dans ce deuxième choix est de prendre de plus en plus de responsabilités par délégation successive sur un ou des dossiers que l'on désire traiter. Un exemple, de secrétaire à l'origine, puis à l'assistanat de recrutement ou RH, une collaboratrice pourra devenir une "chargé de recrutement".
Ci-après, une liste non limitative des Fiches Métiers d'Assistanat que nous rencontrons :
Assistante Administrative |
|  | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux assurés par une direction financière, une direction administrative et comptable ou une direction du contrôle de gestion.
TACHES SPECIFIQUES :
Participer à l’élaboration et au contrôle du budget
Éditer des tableaux de bord, produire des graphiques
Suivre des documents de gestion
Mettre en forme des états et rapports financiers accompagnant budgets et tableaux de bords
Contrôler des frais généraux
Calculer des coûts de revient
Suivre le recouvrement de créances
Éventuellement participer à des analyses ponctuelles
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Comptabilité ou Secrétariat
DPECF
Connaissance du fonctionnement des instruments de gestion prévisionnels, des mécanismes des tableaux de bord et du contrôle budgétaire, de la comptabilité analytique
APTITUDES REQUISES :
Autonomie
Goût pour les chiffres
Grande rigueur
AUTRES DENOMINATIONS :
Assistante de Gestion
Assistante Comptable
Assistante Financière |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux assurés par un avocat, un officier ministériel, un conseiller juridique, un expert comptable, un service juridique et/ou contentieux d'entreprise et s'impliquer dans les dossiers traités.
TACHES SPECIFIQUES :
Saisie, classement et suivi des dossiers
Rédaction d'actes juridiques simples (contrats, procès-verbaux, actes de sociétés et de procédure, ...)
Suivre et gérer le recouvrement de créances
Recherche de documentation juridique en vue de monter des contrats ou des dossiers
Recherche de jurisprudence, etc.
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Secrétariat
Des notions de droit ou Capacité en droit ou DEUG/Licence de droit
Formation spécifique en droit des marques, social, commercial, sociétés, fiscalité
Connaissance du fonctionnement et des mécanismes judiciaires
Connaissance en droit social et par la même des relations humaines
APTITUDES REQUISES :
Autonomie
Goût pour la lettre
Intégrité
Culture générale
Secret et confidentialité
Curiosité
AUTRES DENOMINATIONS :
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| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux assurés par une direction du personnel, des relations humaines, des affaires sociales ou des ressources humaines (RH), ou d'un département, service.
TACHES SPECIFIQUES :
Montage de dossiers administratifs du personnel : paie, élections du personnel, représentants, formation, ...)
Suivi du dossier de formation (offres, diffusion, évaluation, analyse de besoins, logistique et organisation, bilans, interface avec les partenaires)
Suivi de processus de recrutement (réception de candidatures, recherche sur des bases de données, convocation, ...)
Contacts avec des organismes sociaux et institutions (mutuelles, CPAM, URSAFF, médecine du travail, etc.)
Interface avec l'ensemble des salariés (tous les niveaux hiérarchiques)
Préparation de manifestations (internes ou externes)
Suivi des formations inter ou intra
Gestion des dossiers salariés
Préparation d'états sociaux obligatoires
Etc.
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Secrétariat
DUT de Gestion du personnel
2ème Cycle de RH
Formations complémentaires
Connaissance du marché de l'emploi
Notions de droit social et du travail
APTITUDES REQUISES :
Ambivalence entre autonomie et travail en équipe
Sens des relations humaines et des contacts (écoute)
Sens de la négociation
Forte empathie
Rigueur de jugement
Discrétion
AUTRES DENOMINATIONS :
Assistante Recrutement
Assistante Formation
Assistante Paie
Assistante Communication Interne |
Assistante Marketing et Commerciale |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux assurés par une direction, un département, un service, une équipe, ou un responsable pour tous ce qui touche à la relation avec le client et le fournisseur.
TACHES SPECIFIQUES :
Administration et contrôle des ventes
Contact direct avec la clientèle (front office)
Organisation de manifestations et d'évènements commerciaux (planification, préparation, montage, éventuellement participation)
Traitement administratifs des actes de vente (appels d'offre, contrats, facturation, transactions, premier niveau de contentieux, ...)
Appui à la recherche de nouveaux clients ou fournisseurs
Suivre la création de nouveaux produits (interface interne avec le développement pour la conception, recherche, développement et mise au point)
Gérer et diffuser l'information commerciale et marketing (veille concurrentielle, panels, études de marché, analyses, reporting, rapports, ...)
Conception, gestion et diffusion de documents marketing, merchandising, commerciaux, promotionnels, publicitaires (fiche produits, plaquettes, visuels, etc.)
Eventuellement : participation à l'acte commercial (accompagnement) et à la mise en avant des produits/services (manifestations, congrès, ...)
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Secrétariat, Action Commerciale, Commerce International ou Assistante de Gestion PME/PMI
Ecole de Commerce (de premer niveau)
DUT Technico-commercial
Connaissance d'applications informatiques spécifiques (base de données clients, analyse marketing, PAO, traitement d'images, illustration, graphisme, ...)
Connaissances de procédures administratives et commerciales (incoterms, douanes, transport, règlementation internationale, ...)
Maîtrise des langues étrangères
APTITUDES REQUISES :
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Dynamisme
Qualité de négociatrice
Bon relationnel ("communicante")
Sens du commerce
Réactivité
Organisation
Intérêt pour l'environnement international (langue, culture, pratique) et les produits (créativité, innovation)
AUTRES DENOMINATIONS :
Assistante Commerciale
Assistante Marketing
Assistante de Communication
Assistante Achats
Il est possible de rattacher à ces vocables des spécialisations encore plus pointues du type : bilingue ou trilingue, import/export, internationale, etc. |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux assurer par une direction, un département, un service, une équipe, ou un responsable pour tout ce qui touche à la conception, recherche, développement, production, technologie, exploitation d'un produit/service.
TACHES SPECIFIQUES :
Gestion de la documentation technique
Suivi administratif des fournisseurs
Montage de réunions et de comités techniques
Rédaction de notes et comptes-rendus techniques
Participation à la mise en place de charte et d'organisation du travail
Conception d'outils et de documents de suivi de délais et d'échéances (planning, tableau de bord technique, mise en chantier et en production, ...)
Circulation de l'information technique en interne et en provenance de l'extérieur
Planification, suivi et gestion de temps de travail, machine, process, production
Suivi et gestion de la soustraitance et des prestataires
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Secrétariat ou Assistante de Gestion PME/PMI
Ecole Technique Spécialisée Bac+2
DUT Technique
Connaissance d'applications informatiques spécifiques (base de données, gestion de production, ...)
Connaissances de procédures et normes administratives et techniques (qualité, transport, règlementation, ...)
APTITUDES REQUISES :
Goût pour le chiffre
Sens du terrain (de la pratique et du bon sens)
Coordination / Interface
Ordre et méthode
Organisation
Intérêt pour la technique et les produits (process, flux, ...)
Rigueur et gestion de priorités
Faciliteur
AUTRES DENOMINATIONS :
Assistante de Production
Assistante Logistique
Assistante Informatique
Assistante Ordonnancement / Planning
Il est possible de rattacher à ces vocables des spécialisations encore plus pointues du type : bilingue ou trilingue, le secteur d'activité ou le rattachement fonctionnel (technique et développement, technique audiovisuelle, etc.) |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux assurés par une direction, un département, un service, une équipe, ou un responsable pour tous ce qui touche au management "décisionnaire", à l'organisation, à l'administration, à la logistique.
TACHES SPECIFIQUES :
Administration et contrôle des activités
Contact direct avec des interlocuteurs de haut niveau
Organisation de manifestations et d'évènements internes et externes (planification, préparation, montage, éventuellement participation)
Appui à la recherche d'information
Gérer et diffuser l'information (en provenance de l'externe ou de l'interne, et pour ex. comité de direction) de l'entité décisionnaire
Gérer des dossiers sous la responsabilité directe de "top décisionnaires".
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Secrétariat de Direction
Ecole de Commerce (de premier niveau)
IEP (Institut d'Etudes Politiques)
Expériences de plusieurs années dans le secteur d'activités de l'entreprise et/ou de la fonction de rattachement
Maîtrise des langues étrangères
APTITUDES REQUISES :
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Dynamisme
Empathie - Diplomatie
Culte du secret
Réactivité
Organisation
Intérêt pour l'environnement international (langue, culture, pratique)
AUTRES DENOMINATIONS :
Assistante de Direction Générale
Il est possible de rattacher à ces vocables des spécialisations encore plus pointues du type : bilingue ou trilingue, internationale, etc.
Office Manager : Cette dénomination est prise uniquement lorsque la collaboratrice dispose d'une responsabilité hiérarchique sur une partie ou la totalité des fonctions de secrétariat. |
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