| Les métiers de l'assistanat sont dévolus à deux types de collaborateurs : | - soit à des collaborateurs ayant eu un cursus dans le secrétariat et, au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise, les tâches octroyées ont requis une spécialisation sur certaines d'entre elles, au détriment des tâches dites "classiques" de secrétariat.
- soit à des collaborateurs disposant d'expériences (pratiques, connaissances, qualités, dispositions, etc.) dans un secteur d'activités ou une fonction de l'entreprise spécifiquement.
- soit à des collaborateurs sortis de formation orientée.
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Et pour exemple :
Une collaboratrice ou un collaborateur, ayant eu une formation initiale en secrétariat et qui passe plusieurs années au sein du secrétariat dans une direction des ressources humaines, évolue, dans le même temps que l'entreprise grandit et se restructure. Ainsi, de secrétaire administrative, la collaboratrice pourra postuler en assistanat RH ou plus précisément en fonction de la taille de l'entreprise, en assistanat formation, chargé de recrutement, ou autres.
Ainsi, la secrétaire à l'origine et au fur et à mesure se voit confier de nouvelles tâches, par exemple : - La gestion des services généraux, des commandes et fournitures, etc.
- La communication interne (journal d'entreprise, ...)
- L'ensemble du dossier paie
- La formation
- Le secrétariat juridique (assemblée, actionnaires, ...)
- Le secrétariat du recrutement
- La relation téléphonique avec les clients
- Le suivi de certains dossiers
- ...
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La secrétaire devient donc une assistante. La répartition de ses tâches à l'origine, 80% de secrétariat "classique" et 20% de gestion de dossier(s), passe à 80% de gestion de dossier(s) spécifique(s) et 20% de secrétariat "classique".
Cette évolution étant lente, ce qui provoque aujourd'hui cette confusion des vocables utilisés entre secrétaire et assistante.
Nous le répétons, une collaboratrice à le choix d'évoluer dans le secrétariat ou de poursuivre un cursus dans l'assistanat (toujours) spécialisé.
La voix logique dans ce deuxième choix est de prendre de plus en plus de responsabilités par délégation successives sur un ou des dossiers que l'on désire traiter. Et pour exemple : du secrétariat commercial à l'origine, puis à l'assistanat d'une Direction Commerciale, une collaboratrice pourra devenir ensuite une "Attaché Commerciale".
Ci-après, et dans les onglets en haut de page, une liste non limitative des Fiches Métiers que nous rencontrons.
|  | FINALITES PROFESSIONNELLES :
En charge de la mise en forme d'information et de données en vue de leur diffusion : de leur enregistrement initial à leur mise en forme en passant par leur organisation et leur transmission dans des règles, normes et des procédures établies.
Ces personnels font partie soit d'équipe de travail, sous la responsabilité d'un "superviseur" (ou un "Office Manager"), soit dépendent de collaborateurs de niveau plus élevé.
TACHES SPECIFIQUES :
Saisie informatique de données
Frappe de courrier standard (manuscrit, tapuscrit ou audio)
Mise en forme de documents
Mise à jour de données
Rédaction
Transcrit des informations
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
CAP - BEP - Bac Pro
ou autodidacte avec quelques années d'expérience
Pratique d'outils bureautiques standards.
Connaissance d'une ou plusieurs technologies ou applications spécifiques de traitement de l'information (voix, données, image).
APTITUDES REQUISES :
Rigueur
Rapidité
Bonne orthographe
Aptitude au travail en équipe ou autonomie
AUTRES DENOMINATIONS :
Opératrice de Saisie
Preneuse de Notes
Dactylo Audio
Dactylo - Opératrice TTX
Sténo-Dactylo
Secrétaire TTX
Relectrice |
Les Secrétaires Fonctionnelles |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Assure le traitement de l'information spécifique d'un responsable, d'un cadre, d'un service ou d'un département. En charge de la mise en forme de d'information et de données en vue de leur diffusion : de leur enregistrement initial à leur mise en forme en passant par leur organisation et leur transmission dans des règles, normes et des procédures établies.
Ces personnels font partie soit d'équipe, soit dépendent d'un responsable.
TACHES SPECIFIQUES :
Les tâches confiées sont souvent dénommées "classiques".
- téléphonie
- bureautique
- gestion du temps
- organisation du travail
- classement et archivage
- etc.
- voir la rubrique "Trois Finalités Professionnelles" dans le menu
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
Bac Pro
ou BTS Secrétariat ou Assistante de Gestion,
ou DUT spécialisé dans une fonction,
ou autodidacte avec des années d'expérience
APTITUDES REQUISES :
Autonomie
Organisation
Souplesse
Confidentialité
et aptitude(s) spécifique(s) à la fonction de rattachement
AUTRES DENOMINATIONS :
Secrétaire Administrative
Secrétaire Comptable
Secrétaire Juridique
Secrétaire RH
Secrétaire Trilingue
Secrétaire Technique
Secrétaire de Production
Secrétaire de Projet (ou Groupe Projets)
Secrétaire Achat
Secrétaire Logistique - Transport
Secrétaire PréAO ou PAO
Secrétaire de Publicité
Secrétaire Marketing - Communication
Secrétaire Commerciale
Secrétaire Commerciale Trilingue
Secrétaire Export
Etc. |
Les Secrétaires Généralistes |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
Collaborer et participer aux travaux de traitement de l'information assurés par un directeur ou dans tous les cas une personne dont les pouvoirs et responsabilités sont larges.
En charge de la mise en forme d'information et de données en vue de leur diffusion : de leur enregistrement initial à leur mise en forme en passant par leur organisation et leur transmission dans des règles, normes et des procédures établies ou à établir.
TACHES SPECIFIQUES :
Les tâches confiées sont souvent dénommées "classiques".
- téléphonie
- bureautique
- gestion du temps
- organisation du travail
- classement et archivage
- etc.
- voir la rubrique les "Trois Finalités Professionnelles" dans le menu
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
BTS Secrétariat de Direction
2ème Cycle Universitaire
Formations complémentaires
APTITUDES REQUISES :
Intelligence de l'urgence
Sens de la hiérarchie
Disponibilité large
Forte empathie et diplomatie
Grande rigueur de jugement
Très grande discrétion (culte du secret)
AUTRES DENOMINATIONS :
Secrétaire du Président
Secrétaire du Directeur Général
Secrétaire du Directeur ...
Secrétaire de Monsieur ...
Secrétaire de la Direction Générale
Secrétaire Principale
Office Manager
Secrétaire de PME
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Les Secrétaires Spécialisées |
| | FINALITES PROFESSIONNELLES :
En charge de la mise en forme d'information et de données en vue de leur diffusion : de leur enregistrement initial à leur mise en forme en passant par leur organisation et leur transmission dans des règles, normes et des procédures établies.
Ces professionnelles sont spécialisées ou expertes, soit dans un secteur d'activités, soit dans une fonction de l'entreprise qui requière innovation et/ou performance, soit encore auprès d'expert(s) hors de la structure hiérarchique de l'entité.
TACHES SPECIFIQUES :
Les tâches peuvent être très différentes selon le rattachement fonctionnel ou hiérarchique, ou encore en fonction du niveau d'expertise requis, ou encore du secteur d'activités. Et pour exemple, une secrétaire de rédaction dans un média national n'a pas le même niveau qu'une secrétaire de rédaction dans un journal d'association ; dans ce dernier cas les tâches seront plus étendues, alors dans le premier, elles seront plus pointues.
FORMATION / EXPÉRIENCES / COMPETENCE :
Tout BTS
DUT Technico-commercial
Ecole de Commerce (de premier niveau)
IEP (Institut d'Etudes Politiques)
Ecole d'Attaché de Presse ou de Journalisme
Maîtrise de langue étrangère dans certains cas
APTITUDES REQUISES :
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Réactivité
Organisation
Autonomie et parfaois indépendance
Intérêt pour le métier
AUTRES DENOMINATIONS :
Secrétaire Médicale
Secrétaire de Rédaction
Cyber Secrétaire
Télé-Secrétaire |
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