Au XIX^e siècle, la révolution industrielle transforme radicalement les conditions de production donc la vie économique et sociale dans la plupart des pays occidentaux.

Un phénomène beaucoup moins connu a accompagné la révolution industrielle : certains historiens anglo-saxons parlent de "révolution administrative" pour évoquer l’augmentation, dans les entreprises, du travail d’écriture, le développement des formes écrites de communication et les transformations technologiques qui les ont accompagnés.
Cette révolution administrative est marquée par une augmentation massive des effectifs dans les bureaux et par une transformation radicale de la situation des employés : leurs tâches deviennent plus complexes et se diversifient ; la spécialisation apparaît ; les machines et les femmes font leur entrée en masse dans les bureaux : entre 1900 et 1930, on passe de l’employé "rond de cuir" à la "petite dactylo".

Un tel bouleversement n’interviendra plus dans les bureaux avant l’introduction de l’informatique et de la bureautique à partir des années 1970.

A la fin du XIX^e siècle, le terme "employé de bureau" recouvre des situations bien différentes selon les lieux de travail. Il est donc difficile de définir la profession avec exactitude.
Les employés de bureau ont alors en commun d’être des hommes, de n’être pas ouvriers et de travailler dans un bureau. Ils ont le plus souvent un bon niveau d’instruction.
Les fonctionnaires sont, à l’époque, le type même de l’employé de bureau. Ce sont tous des hommes. Ils bénéficient d’une relative sécurité d’emploi, d’une retraite. Ils jouissent d’une certaine considération sociale, même si certains auteurs, tels que Georges Courteline, se moquent de "Messieurs les-ronds-de-cuir".

Dans les ministères, la hiérarchie des fonctionnaires compte des "chefs" et des "sous-chefs" de bureau et deux catégories principales d’employés : les "rédacteurs" et les "commis-expéditionnaires". Les rédacteurs rédigent lettres et rapports et sont chargés du suivi des dossiers ; les commis expéditionnaires copient les lettres à la plume métallique (de là le surnom de "gratte-papier" dont on les affuble souvent). Leur principale qualité est donc la belle écriture et la maîtrise du style administratif. Un employé apprécié de ses chefs peut grimper dans la hiérarchie.

Emplois très variés également dans le monde de la banque et de l’assurance, deux secteurs en pleine expansion à la fin du XIX^e siècle : expéditionnaires, rédacteurs, mais aussi garçons de bureau chargés de multiples petites tâches : allumer les poêles et les lampes, nettoyer, distribuer le courrier... Ils côtoient les comptables et aide-comptables, les caissiers et aide-caissiers, les archivistes.
Les employés d’assurance semblent être un groupe favorisé. Embauchés principalement "par relations", ils commencent souvent à des postes subalternes mais, grâce à un niveau d’instruction correct, trouvent des perspectives d’ascension professionnelle : ils peuvent espérer devenir courtiers ou experts dans les compagnies d’assurance.

Dans l’industrie aussi, les employés de bureau existent : ils sont employés aux écritures, comptables, caissiers, dessinateurs, etc. Mais les ouvriers occupent le devant de la scène et considèrent souvent les personnels des bureaux comme alliés du patron.

Si les "maisons de commerce" emploient principalement des vendeurs, chefs de rayon et demoiselles de magasin, elles font de plus en plus appel à des employés de bureau, souvent des fonctionnaires qui arrondissent ainsi leurs fins de mois. Les grands magasins, en plein essor, emploient davantage encore de personnel administratif, d’autant que certains pratiquent la vente "à distance" ou la vente à crédit. Les situations sont très variées parmi les employés de commerce : l’employé aux écritures qui tient les comptes d’un petit commerce est polyvalent ; son travail a peu à voir avec celui de l’employé de bureau d’un grand magasin où les tâches administratives sont fortement spécialisées.

LA DAME DACTYLOGRAPHE.

En France, dès le début du XX^e siècle, le métier de sténo-dactylographe se féminise. De nombreuses "dames dactylographes" travaillent dans des entreprises de commerce ou d’industrie, avant que la fonction publique ne fasse appel à elles.

Ces pionnières sont généralement des femmes de la moyenne bourgeoisie, d’un bon niveau d’instruction, ayant suivi des cours de sténographie et de dactylographie. Les fabricants de machines à écrire font remarquer que l’étude du piano, indispensable à toute bonne éducation féminine, prédispose à la pratique de la dactylographie.

Un thème revient souvent : la gêne financière qui oblige ces jeunes filles "de bonne famille" à pratiquer une activité professionnelle honorable et rémunératrice. Ainsi, le fabricant de machines à écrire Oliver utilise, en 1914, un film publicitaire intitulé "le roman de la petite dactylo" dans lequel la jeune Janine sauve sa famille de la misère.

La présence de femmes transforme l’atmosphère des bureaux : dans cet univers masculin, "un matin, au carillon du téléphone apparut, crâne, vive, gaie, la dactylographe. (...) Et ce fut, cette fois, une révolution qui avait le sourire."

Les dames dactylographes sont qualifiées et reconnues comme telles : on les considère souvent comme des collaboratrices.
Dans la fonction publique, le recrutement de dames dactylographes suscite des polémiques. Elles font concurrence aux vieux "expéditionnaires" qui leur sont très hostiles : les femmes joueraient de leur charme là où eux font preuve de travail et de science. Ils s’inquiètent des risques de dépopulation voire de dépravation : les femmes devenues indépendantes par leur travail vont refuser de fonder un foyer. En fait, la disparition des expéditionnaires est inéluctable : il apparaît impossible de convertir à la dactylographie les vieux expéditionnaires. De toute façon, l’idée prévaut rapidement que les hommes sont destinés à mieux.
 
CONSTRUCTION D'UNE IMAGE : LA PETITE DACTYLO.

Dans les années 1910, la dactylo devient à la mode. En 1914, c’est une héroïne : "Sous ce corsage que pique un bouquet de deux sous bat un vaillant petit cœur de française".
Puis l’image de la dactylographe "soutien de famille" cède peu à peu la place à la dactylo "charmante", qui inspire romanciers et dramaturges. Elle soulève alors l’indignation des ligues vertueuses car elle menacerait la paix des ménages en cherchant à épouser son patron.

C’est la presse qui construit véritablement l’image de la dactylo "midinette". La dactylo incarne une nouvelle féminité : jeune femme moderne, jolie, incorrigible romantique, bien habillée malgré des moyens financiers limités ; elle a coupé ses cheveux au grand dam des traditionalistes ; elle s’intéresse aux spectacles ou aux sports.

L’image de la dactylo coquette plus ou moins écervelée coexiste cependant avec l’image très morale de la dactylo mère de famille méritante qui parvient à concilier travail professionnel et vie de famille. Elle est digne d’être aidée par des œuvres sociales. Ainsi, le bal de la dactylo organisé par le journal L’Intransigeant comprend une tombola destinée à financer "le berceau de la dactylo".


UNE DURE REALITE : LA "TAPEUSE".

En 1920, les offres d’emplois de sténo-dactylographes sont très nettement supérieures aux demandes. Le recrutement se démocratise : des jeunes filles issues des milieux populaires, moins instruites, moins qualifiées, arrivent en masse dans les bureaux. De fait, dès 1925, la profession est encombrée et le chômage touche de nombreuses dactylographes avant même la grande crise des années trente.

Au même moment, l’usage du dictaphone permet à certains patrons de se passer des services d’une sténographe plus ou moins habile : on emploie alors plus de simples dactylographes que de sténo-dactylographes.

Dans les grandes entreprises ou les grandes administrations, les dactylos sont regroupées en de véritables ateliers, les "pools" de dactylographie. Ces dactylos, de faible qualification, sont de simples copistes. Des surveillantes distribuent le travail à des employées dont le rendement est strictement contrôlé, chronométré et normalisé. Le salaire et les primes au rendement sont instaurés. Des amendes sont prévues pour sanctionner les erreurs.

C’est donc la rationalisation du travail, c’est donc le taylorisme qui a transformé les dactylos en "tapeuses", "manœuvres" du bureau.
 
LA SECRETAIRE.

A côté de la dactylo, une nouvelle figure féminine émerge dans les bureaux : la secrétaire. Le terme de secrétaire, employé au masculin au XIX^e siècle réapparaît dans les années vingt, au féminin. La secrétaire est désormais une employée de bureau cultivée, compétente, capable de rédiger une lettre autant que de la taper, à la différence de la simple dactylo. Si elle souhaite un patron "bien à elle", si elle aspire à une ascension professionnelle, elle devient secrétaire de direction.

Aujourd’hui, le terme de secrétaire tend à être supplanté par celui d’assistante. Discrète, efficace, intuitive, l’assistante de direction est indispensable à son patron. Dépendant l’un de l’autre, patron et secrétaire forment un « couple » où le rôle de chacun est bien défini : certes il donne les ordres mais elle gère son emploi du temps, filtre ses rendez-vous, constitue ses dossiers, retrouve les informations-clés. Certains patrons avouent ne pas pouvoir "fonctionner" sans leur secrétaire. Cette relation personnalisée donne à l’assistante un pouvoir réel dont elle peut même abuser en faisant preuve d’inertie.
La révolution bureautique des années 80 bouleverse les métiers du secrétariat. Désormais chaque employé ou cadre sait taper sa correspondance. Si les dactylos des services de courrier sont moins nombreuses, les "opératrices de saisie" menacées, les assistantes qualifiées restent indispensables.

"La sténographie (du grec sténos, serré et graphê, écriture), est l’art de se servir de signes conventionnels pour écrire d’une manière aussi rapide que la parole". C’est ainsi qu’est définie la sténographie dans le Cours complet de sténographie publié par les éditions Foucher à Paris dans l’Entre-deux-guerres.

LES ORIGINES.

L’histoire de la sténographie est ancienne : un système d’écriture abrégée était déjà utilisé sur les tablettes antiques puis dans les manuscrits médiévaux. Mais c’est au XVIII^e siècle qu’on essaie vraiment de mettre au point une méthode rapide d’écriture. Après plusieurs essais peu concluants, le système Prévost s’impose en 1826 : sa caractéristique "est de ne pas exprimer les voyelles médiales, mais seulement les voyelles initiales et finales qui s’entendent, et de représenter toujours le même son par le même signe". Amélioré en 1878 par A. Delaunay, le système prend le nom de Prévost-Delaunay et se veut "la perfection dans la vitesse". Un autre système, celui de l’abbé Duployé, est présenté à l’exposition universelle de 1867. Le système Prévost-Delaunay sera surtout utilisé dans le nord de la France, le système Duployé dans le sud.

DU STENOGRAPHE AU STENODACTYLOGRAPHE.

A partir des années 1880, la sténographie est pratiquée par une élite d’amateurs éclairés qui l’utilisent à des fins personnelles. Les premiers vrais utilisateurs professionnels se rencontrent dans les milieux journalistiques, puis dans le monde judiciaire. Des associations se créent, parfois concurrentes selon le système préconisé.

C’est à la fin du XIX^e siècle que les sténographes entrent dans les bureaux. Leurs compétences professionnelles sont reconnues : ces hommes sont en fait des secrétaires et bénéficient de la confiance du chef d’entreprise. Au tournant du siècle, le métier cesse peu à peu d’être exclusivement masculin.

Les sténographes sont les premiers à se rendre compte de l’utilité de la machine à écrire pour compléter leur propre activité. D’ailleurs, ils remportent souvent les championnats de dactylographie. En 1889 est créé le syndicat général des sténographes et dactylographes qui regroupe les membres des deux professions.

UNE PROFESSION MENACEE ?

Une invention vient modifier sensiblement le travail des sténographes : la machine à sténographier. De conception et de fabrication française, le sténophile Bivort (1904) et le sténotype Grandjean (1910) sont les deux modèles les plus utilisés. Ces machines permettent une écriture plus rapide, plus aisément lisible que la sténographie manuscrite dont la prise de notes est souvent très personnelle.

L’utilisation de ces machines nécessite apprentissage et entraînement permanent. Les sténotypistes se spécialisent donc dans la prise de notes, laissant à d’autres la transcription à la machine à écrire.

Vers 1910, un autre concurrent fait son apparition : la machine à dicter. La voici, présentée par la revue Mon Bureau : "inutile de s’occuper de la vitesse, chacun peut enregistrer, comme il a l’habitude de parler.Pas de malentendu, le Parlograph comprend toujours. Le Parlograph ne vous dérange jamais pour vous faire répéter une phrase, par conséquent il ne risque pas de vous faire perdre le fil de votre pensée. Le Parlograph ne s’énerve jamais, il ne demande pas à se reposer ; bref il est toujours à votre disposition".

L’utilisation du dictaphone provoque une crise dans la profession de sténo-dactylographe : dans les plus grandes entreprises, en particulier aux Etats-Unis, dictaphone et "pools" de dactylos se complètent et suffisent à assurer les travaux de correspondance commerciale. La sténographie semble menacée.
L’usage de la sténographie, et son enseignement, ont pratiquement disparu actuellement. Toutefois la sténotypie se perpétue dès qu’il s’agit de rendre compte officiellement de débats et discussions, dans des congrès, les assemblées territoriales ou nationales. La machine elle-même, dont la forme et l’aspect n’ont pas varié depuis le début du XX^e siècle, est maintenant dotée des derniers progrès techniques : elle peut se connecter à un micro-ordinateur qui décode instantanément la "prise" de notes et la transforme en mots directement exploitables par traitement de texte. La phase de transcription par la sténotypiste est ainsi supprimée.

Sténographie

Le déchiffrage de la correspondance est une opération qui prend du temps dans un bureau si les deux correspondants n’ont pas l’habitude de se lire mutuellement. Se pose aussi la question de la vitesse d’écriture, étant donné l’augmentation de la masse de documents à écrire dans les entreprises au XIX^e siècle : 30 mots à la minute, c’est le record d’écriture à la main établi aux Etats-Unis en 1853 ! La machine à écrire va régler ces deux problèmes : lisibilité et vitesse.

NAISSANCE DE LA MACHINE A ECRIRE.

L’idée de la machine à écrire est ancienne : une machine aurait été construite dès 1714 par un Anglais. Les premières machines sont à cadran : l’écriture est bien lisible mais peu rapide. Ces machines restent longtemps à la mode chez les particuliers pour "imprimer" les écrits personnels tels que les cartons d’invitation. Plusieurs machines de ce type sont mises au point pour permettre aux aveugles de lire.

Dans un premier temps, on ne songe pas à utiliser ces machines pour le travail de bureau. L’invention du clavier est décisive car elle permet la vitesse.

C’est un imprimeur, Latham Sholes, qui en 1873 aux Etats Unis conçoit la première "type-writer" dont il dépose le brevet. Il signe un contrat d’association avec le fabricant d’armes Remington pour une fabrication industrielle. La première machine sort des usines Remington en 1874. Très décorée, elle ressemble à une machine à coudre. Elle ne permet que l’écriture en majuscules. A partir des années 1880, les améliorations sont constantes : écriture en majuscules et en minuscules, machine portable inventée en 1877, écriture visible après 1893.

DIFFUSION DE LA MACHINE A ECRIRE.

A partir de 1880, la machine à écrire se répand dans les bureaux aux Etats Unis. Les fabricants organisent des démonstrations publiques destinées à convaincre les hommes d’affaires de son utilité. La machine à écrire permet un gain de temps, encore faut-il qu’elle soit utilisée par des personnes exercées. Des cours professionnels sont créés car l’entraînement est nécessaire.

En France, la machine à écrire, venue des Etats Unis, fait son apparition en 1883. Les sténo-dactylographes font leur entrée dans les bureaux des entreprises, mais aussi dans les administrations avant 1900.

DEBATS CHEZ LES DACTYLOGRAPHES.

Les constructeurs de machines à écrire sont innombrables ainsi que les modèles de machines. Le bon dactylographe doit pouvoir s’adapter à tous les modèles.
Plusieurs critères sont évalués : vitesse, taille de la machine, lisibilité de l’écriture, fatigue musculaire de la main engendrée par la frappe. Un débat agite particulièrement les milieux dactylographiques : la place des lettres sur le clavier. Sur les premiers modèles, les lettres sont disposées en ordre alphabétique ; puis des américains conçoivent un clavier selon la fréquence d’utilisation des lettres dans la langue anglaise (clavier DHIATENSOR). Mais finalement, c’est le clavier QWERTYOP qui s’impose comme clavier standard aux Etats Unis.

Le même débat intervient en France. Un premier clavier français est défini ZHJAYSCPG, remplacé ensuite par le clavier AZERTY. Ce clavier économise la fatigue musculaire des doigts entraînée par la frappe sur des mécaniques qui restent "dures" au toucher. Il présente aussi l’avantage, en ralentissant la frappe, d’empêcher les barres à caractères de s’enchevêtrer et de se bloquer au point de frappe.

Autre problème en discussion : la méthode de frappe. Les premiers utilisateurs de machines à écrire tapent avec deux ou trois doigts car c’est le seul moyen de s’adapter à la diversité des claviers et des machines. Mais la multiplication du nombre des dactylographes oblige à élaborer des méthodes de formation et d’entraînement. La méthode "des dix doigts" s’impose lorsque les claviers sont standardisés. Pour gagner en vitesse on apprend à taper sans regarder son clavier (frappe dite "en aveugle"), à savoir changer rapidement une feuille ou à renvoyer très vite le chariot. La frappe doit être régulière et cadencée (certains cours professionnels préconisent d’ailleurs d’apprendre à taper en suivant une musique ou au rythme d’un métronome). On étudie la meilleure position des mains sur le clavier, la position du corps sur la chaise. Les concours de dactylographie sont les meilleurs bancs d’essai des machines et des techniques.

LES CONCOURS DE DACTYLOGRAPHIE.

Les premiers concours, organisés dès la fin du XIX^e siècle, favorisent les progrès techniques sur les machines dont ils démontrent l’utilité : vitesse d’écriture, lisibilité. Dans l’esprit des contemporains, la vitesse, c’est le progrès. Les champions tentent de battre des records de nombre de mots tapés à la minute. Les Français sont loin derrière les Américains : en 1921, 70 mots-minute pour Mademoiselle Piau, championne française incontestée, contre 131 mots-minute pour le champion américain. Il est vrai que les mots français sont plus longs et plus complexes que les mots anglais. Mais surtout la "méthode des dix doigts" n’est pas généralisée en France.

Les concours de dactylographie n’ont pas seulement des fins publicitaires. Ils sont aussi, de plus en plus souvent, organisés par les employeurs pour stimuler la productivité de leurs employés. On fait miroiter de meilleurs salaires aux lauréats, mais la référence aux performances des champions permet aussi d’exiger des salariés une production accrue.

De ce fait, une organisation professionnelle, la Chambre Syndicale des Sténographes, Dactylographes et Mécaniciens Dactylographes est amenée en 1911 à se déclarer contre les concours de dactylographie.

DES MACHINES POUR LE COURRIER.

La masse de courrier à traiter sans cesse croissante appelle la mise au point de nouvelles machines de bureau : machines à ouvrir le courrier ou à le fermer, plieuses, pèse-lettres, machines à composter. Certaines sont manuelles, d’autres électriques avant même la Première Guerre mondiale.

Une des machines les plus utilisées est l’adressographe. Les adresses sont étampées sur des clichés métalliques qui se présentent automatiquement devant l’enveloppe à imprimer. La création du fichier d’adresses est un travail long mais définitif. Désormais, le dispositif de traitement du courrier est complet : machine à écrire, machine à dupliquer, machine à adresser.

Sur le même principe, dès les années trente, sont proposées des techniques entièrement automatisées d’écriture du courrier pour les lettres de type répétitif : un responsable prépare des "paragraphes-idées" qui sont reproduits sur clichés et rangés selon un code ; au moment d’écrire une lettre, le "rédacteur" n’a qu’à choisir et coder les paragraphes nécessaires qui sont automatiquement imprimés par la machine. Dans un tel système, la sténo et la dactylo sont moins nécessaires.

DES MACHINES POUR LA COMPTABILITE.

La mécanisation du travail comptable s’est faite en trois étapes. En 1820, le fondateur de la compagnie d’assurances incendie Le Soleil invente une machine à additionner, l’arithmomètre.
Mais il faudra trente ans avant que l’utilité de cette invention ne soit reconnue dans les grandes compagnies telles que les Chemins de Fer de l’Ouest ou du Nord, ou l’Ecole Impériale des Ponts et chaussées.
Le travail du comptable reste en effet longtemps traditionnel. Il consiste à effectuer des calculs mais aussi à transposer les chiffres sur de multiples registres. Il n’est donc pas facile de séparer les tâches de calcul des tâches d’écriture. Pour éviter les erreurs dans la transcription sur les différents registres, le travail du comptable est minutieux, donc lent. Toutefois, un système d’écritures par décalque, inventé au début du XX^e siècle, permet de gagner du temps et de diminuer le risque d’erreurs.

Une deuxième étape est franchie à partir de 1920. Les fabricants de machines à écrire conçoivent des machines comptables qui combinent les capacités de la machine à écrire et de la machine à calculer. Electrifiées dans les années 30, ces machines remportent un vif succès dans les grandes entreprises. Elles sont confiées à des "opératrices", dactylographes qualifiées mais qui ne sont pas spécialistes en comptabilité ; le vrai comptable reste un homme.

La troisième génération de machines, apparue dès la fin du XIX^e siècle, perfectionnée dans les années 20, n’est vraiment utilisée qu’après 1930 : il s’agit des machines à statistiques. Elles utilisent des cartes perforées pour enregistrer des informations réutilisées ensuite automatiquement pour des opérations administratives de comptabilité, de statistiques ou de contrôle : la mécanographie est née.

Apparaissent alors de nouveaux métiers : perforatrices, trieurs, tabulateurs. Le travail est pénible et monotone. Certains adeptes d’une rationalisation extrême du travail de bureau préconisent même d’embaucher comme perforatrices des ouvrières venant de la mécanique de précision plutôt que des dactylographes parce qu’elles sont moins instruites et plus habituées à un travail répétitif.

La mécanographie, mise au point dans les années 30, ne se généralise qu’après la Deuxième Guerre Mondiale alors qu’apparaissent déjà les premières installations électroniques et informatiques.

La duplication des documents a toujours été un problème essentiel dans tout bureau. Or, avec la révolution administrative, la quantité de documents à reproduire ne cesse d’augmenter : il faut garder le double des lettres adressées à la clientèle ou aux fournisseurs ; il faut aussi pouvoir envoyer la même circulaire en grand nombre.

DE LA PRESSE A COPIER AU PAPIER CARBONE.

Au début du XIX^e siècle, la seule technique de duplication est la copie manuscrite : le commis aux écritures passe ses journées à recopier sur d’énormes registres les lettres reçues ou à envoyer.

L’obligation légale de tenir un registre copie de lettres entraîne la multiplication des procédés de duplication. C’est à la fin du XIX^e siècle que l’emploi de la presse à copier se généralise aux Etats-Unis puis en France (alors que cette presse est inventée dès 1780 par James Watt). Les lettres originales sont écrites avec une encre "communicative" et peuvent donc être décalquées ; l’employé humidifie légèrement quelques pages du copie de lettres, place une lettre par page et met derrière chaque lettre un carton protecteur. Puis la copie de lettre est mise sous presse pendant quelques minutes. On peut ensuite retirer le registre de la presse, enlever les lettres et laisser sécher.

Une étape décisive est l’invention du papier carbone au début du XIX^e siècle ; son utilisation pour les copies manuscrites est délicate car il faut une écriture régulière et appuyée ; son emploi ne se généralise donc qu’avec la machine à écrire. Machine à écrire et papier carbone remplacent alors la presse à copier.

DU DRAP A COPIER AU DUPLICATEUR ROTATIF.

On peut utiliser aussi le drap à copier : la lettre originale écrite à l’encre grasse est décalquée sur un tissu humide posé sur une matrice constituée de gélatine ; le texte s’imprime alors sur cette pâte. On peut ensuite le reproduire en plusieurs dizaines d’exemplaires en posant successivement des feuilles de papier sur la matrice.
A ce procédé succède le duplicateur à stencils à plat. Le stencil est un papier spécial qu’on transperce finement en écrivant avec un crayon à pointe d’acier ; l’encre appliquée avec un rouleau passe à travers les trous ainsi obtenus ; le texte s’imprime alors sur la feuille blanche placée sous le stencil. L’appareil donne des copies nettes mais le procédé est très lent.
Le duplicateur à stencils rotatif vient régler le problème de la vitesse ; il peut être manuel ou électrique.

DU DUPLICATEUR AU PHOTOCOPIEUR.

D’autres procédés sont mieux adaptés à la duplication en très grand nombre, tels le Multigraph, qui est en fait une machine à composer et à imprimer, ou l’offset qui utilise le cliché photographique.

Quant au photocopieur, son principe, fondé également sur la photographie, date de 1900. Il nécessite bains de développement et de fixation puis séchage du cliché obtenu. Le Néofot et le Fotocopist des années 30 utilisent conjointement les techniques de la photographie et l’électricité. Mais vers le milieu des années 60, Rank Xerox révolutionne la photocopie en introduisant un procédé de reproduction "à sec" : la photocopie se banalise.
En même temps que progresse la duplication, se transforment les techniques de la correspondance commerciale. Les machines à dupliquer font gagner temps et argent. Elles ne nécessitent pas une main d’œuvre qualifiée puisque, selon la publicité, même une femme peut s’en servir !

LE DIFFICLE COMBAT POUR L'HYGIENE.

"Des locaux mal éclairés, mal meublés, sales et sentant mauvais", tel est le cadre de travail des employés dans ministères français avant 1914.
Ce n’est pas une exception : dès sa création, la revue Mon bureau mène une lutte incessante contre la crasse, la poussière, la pénombre et le désordre. Les changements ne sont pourtant pas perçus d’emblée comme une nécessité par les chefs d’entreprise. Les bureaux sont souvent installés dans des locaux vétustes, mal adaptés, par exemple d’anciennes maisons particulières qui se prêtent mal à une organisation rationnelle des services administratifs.
Pendant tout le XIX^e siècle, le législateur se soucie peu des conditions de travail des employés : la première loi imposant quelques conditions minimales d’hygiène dans les bureaux n’intervient qu’en 1903, dix ans après les premières lois pour les locaux industriels des ouvriers.

C’est surtout par souci d’augmenter le rendement des employés que l’idée de moderniser les bureaux fait peu à peu son chemin. En effet, un employé mal portant ou malade, un employé fatigué qui a mal au dos ou qui voit mal, est un employé qui travaille mal, affirment sans relâche les partisans du bureau moderne.

LE ROYAUME DE LA POUSSIERE.

Entassements de registres et paperasses, humidité de locaux mal chauffés par des poêles, fumée des bougies ou des lampes à pétrole qui éclairent chichement, balayage épisodique et superficiel par le garçon de bureau. Tout, dans l’univers masculin du bureau au XIX^e siècle, favorise la poussière et la maladie. La tuberculose est le grand fléau social et le restera jusqu’après la Deuxième Guerre mondiale. Elle touche particulièrement les travailleurs sédentaires que sont les employés de bureau : le poète Albert Samain, expéditionnaire à la Ville de Paris pendant seize ans, en meurt à l’âge de 42 ans, en 1904.

Le combat pour l’hygiénisation est donc une nécessité. Il faut assurer le renouvellement de l’air dans les bureaux, y compris par l’utilisation de ventilateurs électriques, conseille la revue Mon bureau. L’appareillage actuel pour l’entretien des bureaux existe donc déjà en 1920, mais n’est guère répandu. Toutefois la présence des femmes dans les bureaux entraîne des balayages plus fréquents.

ECLAIRAGE : ARTIFICIEL OU NATUREL ?

L’éclairage est un autre cheval de bataille pour les partisans du bureau moderne. A la fin du XIX^e siècle, les bureaux peuvent être éclairés à la chandelle, au gaz, au pétrole ou même à l’électricité.
Chandelles et lampes à pétrole sont déconseillées car les risques d’incendies sont évidents dans les bureaux où s’entassent les papiers. C’est le gaz qui est le plus communément utilisé. L’électricité coûte cher, elle a la réputation de fatiguer l’œil et les lampes s’usent vite. Les bureaux éclairés à l’électricité le sont donc chichement, contrairement à ceux qui sont éclairés au gaz. Il semble que la généralisation de l’éclairage électrique dans les bureaux ne soit pas intervenue avant l’Entre-deux-guerres.
On discute alors de l’emplacement des lampes : éclairage général ou lampe au dessus du bureau. L’intensité des éclairages semble parfois augmenter avec la hiérarchie dans l’entreprise : "80 lux sont exigés pour les bureaux directoriaux contre 60 pour les salles de dactylographie et de comptabilité ; la lumière c’est aussi le signe du pouvoir."
Toutefois, l’éclairage naturel a toujours la préférence et les bureaux nouvellement construits ou réaménagés font la part belle aux fenêtres et larges baies.

NOUVELLES METHODES DE CLASSEMENT, NOUVEAU MOBILIER.

Le mobilier de bureau n’évolue guère en France, avant la première guerre mondiale. La situation change avec l’emploi généralisé de la machine à écrire. Apparaissent bureaux et chaises ergonomiques, fichiers et meubles de classement.

Un « technicien-conseil en organisation » affirme en 1921 que le meuble de bureau est un outillage. Il faut donc l’adapter à son utilisateur. Finis les pupitres inclinés, bureaux et chaises se perfectionnent. La dactylographe dispose d’une place pour sa machine à écrire, parfois même d’un plateau escamotable. Des tiroirs permettent le classement des dossiers. Un porte-copie facilite la lecture des documents à taper. La chaise se fait réglable en hauteur, pivotante.
Aux gros registres sont substitués des reliures mobiles rassemblant des feuillets mieux adaptés à la machine à écrire. Les fiches cartonnées font leur apparition, d’abord aux Etats Unis, plus tardivement en France. Elles se prêtent au classement chronologique mais aussi à de nouveaux systèmes méthodiques, alphabétiques ou alpha-numériques.
Dès lors, le mobilier s’adapte : meubles de classement, verticaux ou horizontaux, font leur apparition et mettent de l’ordre dans les bureaux. Des systèmes de fiches visibles, tels Kardex, sont inventés aux Etats Unis. Ils ne se développent en France qu’après 1920 et de façon assez lente : les registres à feuillets mobiles gardent la préférence et la revue Mon bureau reste longtemps bien seule à promouvoir le procédé des fiches comme méthode de travail et de classement.

Pour augmenter le rendement des employés amenés à travailler sur les fiches, on met au point des systèmes où bureau et chaise, solidaires, se déplacent sur deux rails devant les bacs à fiches sans que jamais les employés (souvent des femmes) n’aient à se lever ou à se courber : le "roule-class" diminue la fatigue purement physique mais il empêche aussi le bavardage et il rend le travail bien monotone !

LE SOUCI DU CADRE DE VIE.

Le souci général de la décoration des bureaux est assez tardif en France. Le mobilier est en bois, puis en acier, ce qui réduit les risques d’incendie. Au départ, la disposition des meubles n’est pas organisée rationnellement, elle dépend surtout des affinités entre les employés. Les murs sont uniformément beiges ou gris pâle, couleurs peu salissantes. Sous l’influence américaine, on découvre les vertus apaisantes des couleurs pastel pour les pools de dactylos. Dans les années 1960, certaines grandes sociétés aménagent des "bureaux-jardins" ou bureaux paysagers. Le souci du confort apparaît avec la société de consommation.

La correspondance occupe une grande partie du temps de la secrétaire : elle ouvre le courrier, le donne à lire à un responsable chargé de le trier et de le répartir entre les services ou les employés. Puis, elle enregistre les lettres. Pour les réponses, elle utilise souvent papiers à lettres à en-tête et enveloppes illustrées.

L’ENREGISTREMENT DU COURRIER.

A la fin du XIX^e siècle, la plupart des entreprises enregistrent leur courrier à l’arrivée et au départ. Dès réception, chaque lettre reçoit un numéro d’ordre. Dans le registre d’entrée, on porte ce numéro suivi du nom de l’expéditeur, d’une analyse du contenu et des suites à donner à l’affaire. Lorsque le service concerné a envoyé sa réponse, le mot "répondu" est inscrit en rouge. Chaque réponse est enregistrée dans un registre des départs tenu de la même façon que celui des entrées.

Certaines entreprises effectuent l’enregistrement de la correspondance à l’entrée et à la sortie sur le même registre : la page de gauche est affectée alors aux entrées et celle de droite aux départs.

LES TRIEURS.

Le trieur facilite le dépouillement de la correspondance à l’arrivée et évite l’empilement des papiers sur le bureau. Après un examen rapide, le responsable place chaque lettre dans le trieur derrière l’intercalaire portant le nom du service intéressé. Des ajours dans les intercalaires permettent de voir rapidement si aucune lettre n’est restée en souffrance dans le trieur. Celui-ci permet également un classement provisoire du courrier.
Dans les trieurs comme dans les différents fichiers, on utilise pour la signalisation cavaliers, onglets et épingles.

LES EN-TÊTES DE LETTRES.

Les en-têtes représentent, jusqu’à la deuxième guerre mondiale, un moyen de communication privilégié pour les entreprises, un support de publicité.
Ils permettent de présenter l’entreprise : bâtiments, activités, récompenses. Ils reflètent l’image que l’entreprise veut donner d’elle même : généralement, la solidité des traditions mêlée à l’audace des innovations.

Après la guerre, la fantaisie disparaît peu à peu des en-têtes. La normalisation l’emporte et la publicité trouve d’autres supports.

Au XIX^e siècle, l’apprentissage du travail de bureau se fait "sur le tas". Il suffit de maîtriser lecture, écriture et calcul, principales épreuves du certificat d’études primaires. On peut ensuite grimper les échelons selon ses capacités et ses ambitions.
La mécanisation rend nécessaire une véritable formation professionnelle : dactylographie et sténographie ne peuvent s’apprendre "sur le tas". Les premières formations sont dispensées par les fabricants de machines à écrire.
Puis les associations professionnelles, patronales ou ouvrières, et les syndicats d’employés mettent en place des cours du soir. Les écoles professionnelles publiques sont rares en France. Pour pallier les manques de l’Instruction publique, les municipalités organisent des cours de commerce : français commercial, orthographe, langues, comptabilité et tenue des livres, dactylographie, sténographie. De leur côté, les plus grosses entreprises organisent la formation de leurs employés.

La qualité de l’enseignement professionnel n’est pas toujours réelle. Certaines écoles pratiques de commerce et d’industrie, par exemple, continuent en 1910 à enseigner la belle écriture, la calligraphie, faute d’un nombre suffisant de machines à écrire.

Chaque formation délivre ses propres diplômes et certificats. Il faut attendre 1911 pour que l’Etat institue le "certificat de capacité professionnelle". En 1919 la loi Astier organise officiellement l’enseignement "technique". Le certificat d’aptitude professionnelle, CAP, remplace alors le certificat de capacité professionnelle. On créé des CAP spécifiques pour les différents emplois de bureau : sténo-dactylo, rédacteur, commis de banque, d’assurance, de commerce.

Au début du XX^e siècle, pour entrer dans une entreprise, il est bon de se faire parrainer par un employé. Les grandes entreprises organisent aussi des examens d’entrées : dictée, exercices de calcul, épreuves professionnelles permettent de sélectionner les candidats.
Ces méthodes de recrutement sont "complétées par une conversation avec le chef de service qui, avant d’admettre un candidat, cherche à discerner chez lui l’intelligence, la vivacité d’esprit ou tout simplement le désir sincère de travailler". Une bonne présentation - politesse et propreté - est indispensable.

Pour trouver un emploi, on peut également s’adresser à un bureau de placement privé qu’il faut payer ou à une association corporative. On peut passer une annonce dans un journal professionnel. Après 1920 se développent les bureaux publics de placement et les centres d’orientation professionnelle.
Alors que progresse la réflexion sur l’organisation du travail, les conseils aux employeurs se multiplient, les tests se développent, les méthodes de recrutement se rationalisent : l’embauche se veut désormais scientifique.