Organiser les étapes du processus
Pour vous aider à réussir votre démarche d’externalisation, PHENIX vous préconise la démarche suivante. Cette méthodologie retrace les grandes étapes à mener et met l’accent sur les points clefs. Elle offre volontairement de nombreux degrés de liberté en raison du caractère unique de chaque entreprise.
Identifier les points clés de l’externalisation :
Bien identifier et définir ses besoins en comparant le rapport "valeur ajoutée créée sur coût" de chaque sous-ensemble de la fonction concernée (structure, organisation, …), suivant qu’il est réalisé en interne ou externalisé.
Lier la stratégie globale de l‘entreprise aux perspectives de l’évolution envisagées par le ou les responsables concernés.
Préparer la mise en place d’une équipe projet interne à l’entreprise et responsable de la maîtrise d’ouvrage. Cette équipe concentre les compétences qui ont vocation à rester internes, assure la liaison avec la stratégie de l’entreprise et, enfin, a pour mission de concevoir le système et l'organisation qui répond le mieux à celle-ci.
Définir un chemin critique, propre à chaque entreprise, dépendant notamment de la taille de l’entreprise, du type de fonction à externaliser (sensible ou non), de l’expérience en matière d’externalisation.
Après avoir analysé les besoins du client, les prestataires potentiels rédigent une première proposition de services et une première approche financière. Cette offre permet de préciser et de valider le périmètre, les grands principes financiers, et de décrire la démarche ainsi qu’un calendrier. La maîtrise d’ouvrage choisit alors le prestataire fournissant le meilleur niveau de qualité de service et le meilleur engagement sur la base de la négociation contractuelle. Elle prend notamment en compte les critères suivants :
- Capacité à rapporter une solution aux demandes de l’entreprise,
- Rapport qualité / prix de ses prestations,
- Comptabilité culturelle avec l’entreprise qui externalise,
- Taille (essentiellement pour les projets de grande ampleur),
- Proximité géographique,
- Notoriété et image.
Apporter une attestation toute particulière à l’aspect contractuel (préparation rigoureuse du dossier, définition des objectifs, moyens, ressources, etc.)
Discuter avec le prestataire de la possibilité de stipuler dans le contrat que la prestation peut être soumise à un Benchmarking initial puis périodique. Cette opération, réalisée par un organisme externe et acceptée contractuellement par les deux parties, assure au client que la prestation est conforme aux prix du marché.
Bien gérer le transfert de responsabilité sous l’angle technique et opérationnel mais aussi sous l’angle relationnel : c’est la transition à bien assurer entre client et prestataire.
Définir clairement les rôles et responsabilités de chacun des acteurs afin de monter une structure dédiée au projet aussi bien chez le prestataire (maîtrise d’œuvre) que chez le client (maîtrise d’ouvrage).
Conseils complémentaires :
La maîtrise d’ouvrage doit mettre en place avec le prestataire des procédures communes afin d’être en mesure de contrôler la réalisation des prestations au fur et à mesure et de vérifier que le positionnement de ces prestations est actualisé et optimisé par rapport aux attentes de l’entreprise.
