La mise en place des 35 heures et les demandes répétées de congés alourdissent la charge administrative, des fonctions ou des activités au niveau du management (les responsables fonctionnels n'ont plus forcément le temps et la compétence pour gérer des aspects organisationnels et sociaux de plus en plus complexes), des services purement fonctionnels et de support tels que la direction des ressources humaines ou la direction administrative et financière. L'externalisation du secrétariat autorise des gains d'efficacité au cœur même de l'ensemble des fonctions et des activités. De plus il est préférable d'acheter à un prix fixé plutôt que de "consommer" sans visibilité et transparence analytique et comptable.

La volonté de tout contrôler et d'intégrer l'ensemble des donnes économiques a pu être louable durant les 30 glorieuses économiques. Aujourd'hui et même à titre personnel nous trouvons plus avantageux de nous adresser à un spécialiste pour faire vite et mieux ce que nous savons faire trop souvent mal et sans tenir compte des délais.
Adaptabilité accrue aux variations de volume par appel à un partenaire spécialisé, disposant de moyens importants.
Amélioration de la qualité de service, plus facile à obtenir dans une relation client-fournisseur qu'employeur-salarié.

Adéquation continuelle de la charge / capacité.
Possibilité de choisir et de faire varier la durée des missions selon les besoins (de moyen à long terme)
Faire supporter la pression sur le prestataire spécialisé.

Variabilisation maximale des coûts, puisque les travaux externalisés sont facturés sur la base des volumes traités.
Diminution du besoin en locaux et en équipements (outils informatique et bureautique couplés avec le personnel délégué).
Suppression de la charge de recrutement, remplacement, suivi des présences, administration et gestion des personnels délégués.

Spécialisation du prestataire sur la fonction considérée qui apporte l'ensemble des évolutions de la profession (niveau linguistique, compétence bureautique, exigences nouvelles en matière de communication, de gestion de dossiers, etc.)
Veille et expertise au top niveau par un spécialiste