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Un métier en constante évolution |
On la croyait en voie de disparition … elle est plus présente que jamais ! Le développement de l’implantation du micro-ordinateur dans l’entreprise, il y a une dizaine d’années, laissait penser que la secrétaire, essentiellement perçue comme fidèle sténo-dactylo, allait à la trappe.
Or, c’est le contraire qui s’est produit. L’avènement de la bureautique et de ses déclinations, puis l’arrivée des nouvelles technologies de l’information et de la communication lui ont conféré un nouveau statut au sein de l’entreprise. Dans ce contexte, le marché de l’emploi est aujourd’hui très porteur pour certaines.
Le rôle de la secrétaire est désormais celui de l’interface, indispensable au sein d’un monde professionnel mouvant et éclaté. Au carrefour logistique de la gestion des équipes et des projets, outre les tâches dites "classiques", elle est garante de la bonne diffusion de l’information. Elle se positionne dans une relation client-fournisseur, en veillant à la qualité des produits et des services rendus par son entreprise. Elle applique également ce modèle à ses propres relations de travail auprès des collaborateurs.
Les profils de postes peuvent se classer en quatre grands types : la secrétaire généraliste et polyvalente qui devient le plus souvent une secrétaire d’équipe ou de groupe-projet, la secrétaire spécialisée, la secrétaire de direction et la secrétaire administrative exerçant en fonctionnel dans une division, un département, un service. | Alors… Secrétaire ou Assistante ? |
Leur image s’étant progressivement ternie, les secrétaires ont tenté de valoriser une profession qui n’a jamais cessé d’être synonyme de responsabilité, d’engagement et de rigueur professionnelle. Elles se sont donc progressivement rebaptisées "assistantes", terme autrefois réservé aux collaborateurs qui gèrent des dossiers de manière autonome auprès de responsables et dirigeants hauts placés dans la hiérarchie.
Aujourd’hui, le même profil de poste peut, dans une entreprise, s’appeler secrétaire et, chez le voisin, assistante. En feuilletant la presse, on voit même des postes de secrétaires comportant davantage de responsabilités que ceux des assistantes …
Alors, puisqu’il s’agit bien souvent d’un flottement de la terminologie, nous avons pris le parti d’intituler nos fiches secrétaires. Ce qui permet à toutes de mettre en valeur les deux caractéristiques principales évoquées par ces mots : c’est une véritable profession et elles ont la chance d’avoir un vocable aussi riche, "être au secret". | Les tâches du secrétariat dites classiques |
Par "secrétariat classique", on entend les tâches communes à l’ensemble des secrétaires, quels que soient leur spécialité, leur niveau de responsabilité ou le secteur professionnel dans lequel s’exercent leurs compétences. C’est le "cœur du métier" et la perception classique que l’on en a généralement. Une attention portée à tous les détails est la caractéristique de cet art au quotidien qui consiste à passer d’une activité à l’autre sans perdre de vue ses objectifs.
Recevoir, noter et transmettre les messages ; filtrer les appels …
L’agenda et les plannings ou l’art d’éviter les chevauchement : à suivre de près …
Le courrier ou l’art de trouver le mot juste : l’ouvrir, prendre connaissance rapidement du contenu et le distribuer aux destinataires concernés. Mais aussi répondre à ceux qui rentrent intempestivement dans son bureau …
Les notes de frais ou l’art de courir après les justificatifs : les établir …
Etc, etc. |
La secrétaire généraliste, de plus en plus secrétaire d’équipe ou de groupe projet |
| | La secrétaire généraliste ou polyvalente exercera toutes les tâches dites classiques, dans des entreprises de dimensions diverses et dans tous les secteurs d’activités. Une jeune secrétaire, une "junior" comme on l’appelle souvent, de formation de base, bac+2, débutera sans doute par ce type de poste. A partir de ses compétences techniques et de la culture professionnelle et de l’entreprise qu’elle aura acquise lors de cette première expérience, elle pourra évoluer autant vers le secrétariat spécialisé et de direction en point de mire, qu’en assistanat, si elle le souhaite.
De plus en plus de secrétaire d’équipe.
Le binôme traditionnel secrétaire/patron tend à être de plus en plus souvent remplacé par le secrétariat d’équipe. La secrétaire travaille alors pour plusieurs personnes simultanément : une équipe de cadres ou de managers, un service tout entier. Son rôle principal est de jouer l’interface entre tous les membres de l’équipe et de veiller à la bonne diffusion de l’information.
La secrétaire de groupe projet : une généraliste programmée dans le temps. Des entreprises à la pointe de l’organisation du travail innovent en montant des groupes autour d’un projet à concevoir et à développer en interne jusqu’à son aboutissement. Réunissant tous les acteurs nécessaires à sa réalisation, le groupe projet, dont la durée de vie est définie dans le temps, intègre bien évidement une collaboratrice précieuse dans ce contexte : la secrétaire de groupe-projet. Elle devient ainsi, comme les autres membres du groupe, une sorte d’intérimaire dans sa propre entreprise : lorsque le groupe, une fois atteints ses objectifs, se dissout, elle en rejoint un autre pour une nouvelle aventure. |
La secrétaire administrative et spécialisée |
| | De l’expérience ou des compétences dans un domaine précis tels que la législation du commerce international, le juridique ou le marketing, tel est le profil de la secrétaire spécialisée. Son évolution naturelle est de se spécialiser toujours davantage dans son domaine de prédilection afin d’acquérir davantage de responsabilités. Elle pourra ensuite prétendre à un poste d’assistante fonctionnelle (assistante formation, paie, juridique, comptable, etc.), puis de direction. |
La secrétaire de direction |
| | Un excellent relationnel, de l’expérience, la maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, une grande culture générale, de l’ouverture d’esprit, un leitmotive du secret … on n’en finirait pas d’énumérer les qualités de cette "top" secrétaire qui exerce son art selon tous les cas de figure. |
Etude AGEFOS PME sur le Secrétariat |
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