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Le Secrétariat Téléphonique

Perdre un appel, c'est souvent perdre un client ...

Pour construire une image sécurisante et dynamique auprès de vos prospects, clients, partenaires, collaborateurs, rien de mieux qu'un secrétariat téléphonique de qualité, révélateur de la performance de votre entreprise.
L'accès à nos services est d'une grande souplesse et vous transférez votre ligne soit de manière automatique sur occupation ou sur non réponse soit de manière manuelle lorsque c'est nécessaire. Les deux dispositifs sont gérés soit par vous-même soit par l'opérateur téléphonique. Les télé-opératrices sont toujours disponibles dans des plages horaires définies préalablement et vous ne perdez aucun appel. Les "appelés" reçoivent selon un dispositif préalablement sélectionné, un retour d'information par SMS, E-mail, fax, ...

Simples et efficaces, nos solutions permettent d’offrir à vos "appelants" une réception téléphonique performante et de qualité (sans qu'ils s'en rendent compte !) : prise de message et non simple accueil téléphonique, instructions spécifiques, etc.

PHENIX a mis en place une solution technique permettant à tous les "appelés" de renvoyer leurs appels sur un numéro identique (type n° Vert Azur ou Indigo) tout en bénéficiant de la reconnaissance appelant/appelé pour personnaliser la réponse téléphonique.

Lors de la réception d'un appel, toutes les informations concernant l'appelé concerné s'affichent grâce au CTI (Couplage Téléphonie & Informatique) sur l'écran de la télé-opératrice.

Le message d'accueil et les consignes :

"Société DURAND, bureau de Monsieur X, bonjour"

Les coordonnées de l'appelant :
extraites de l'annuaire inversé (23 millions d'abonnés) ou d'un fichier.

Toutes les informations utiles pour traiter l'appel :
- Horaires d'ouverture ou de présence
- Plan d’accès, activités
- Services possibles, ...
- Etc.

La relation avec le correspondant ("appelant") est personnalisée, qui apprécie généralement de ne pas avoir à épeler son nom, celui de son entreprise et son n° de téléphone.

La gestion des appels :
La télé-opératrice PHENIX enregistre un message et l'adresse immédiatement, avec les coordonnées de l’appelant, le motif de son appel et le niveau d'urgence.

Face aux évolutions de vos besoins, des techniques, des hommes, des environnements économiques, nous apportons par notre longue expérience et de la veille, conseils et recommandations pour progresser mutuellement.